Запрошуємо до Проектного офісу ICC Ukraine

● Проектний офіс ICC Ukraine – це підрозділ, що здійснює функції, що пов’язані з централізацією, координацією та стандартизацією управління проектами, що надаються партнерами ICC Ukraine з метою залучення у їх проект іноземного партнера, інвестора або фінансових ресурсів.

Мета діяльності Проектного офісу ICC Ukraine – залучення іноземного партнера або інвестора до проекту, що внесено до Реєстру проектів,об’єктів,комерційних пропозицій та розміщення пропозицій від партнерів ICC Ukraine.

● Реєстр проектів партнерів ICC Ukraine ( об’єктів,комерційних пропозицій) – це база даних що містить інформацію від партнерів ICC Ukraine, яка прошла попереднє погодження експертами Проектного офісу ICC Ukraine та процедуру розгляду на Комісії з питань інвестиції ICC Ukraine. Дозвіл на внесення проекту в Реєстр проектів партнерів ICC Ukraine оформляється відповідним Протоколом засідання Комісії з питань інвестицій ICC Ukraine.

Необхідність проектного офісу у ICC Ukraine виникла, коли кількість проектів та їх масштаб почав створювати проблеми з керованістю. Зникла прозорість. Почала “зникати” інформація та втрачатися листи від регіональних представництв та партнерів ICC Ukraine. Різнорідність існуючої внутрішньої комунікації не дозволяє одночасно охопити стан всіх проектів, що потребують підтримки від ICC Ukraine. Інформація знаходиться в головах Віце-президентів, Голів Комісій, керівників Регіональних представництв та інших менеджерів проектів, і вилучати її звідти стає все важче.

Потреба зібрати всю інформацію, систематизувати стандартизувати її, зберегти і знизити негативні наслідки – ось одне із завдань Проектного офісу ICC Ukraine.

Починаємо ми зі збору інформації про проекти, що потребують супроводу та використання мережі ICC в Україні і світі, використання різноманітних комунікації що за 20 років діяльності в Україні (у 2019 році у світі відзначається 100 річчя ICC) склалися з іноземними дипломатичними колами в Україні, з представництвами України за кордоном, представниками інвестиційних установ та великих вітчизняних інвесторів в Україні.

Створення Реєстру проектів та комерційних пропозицій партнерів ICC Ukraine є одним з найбільш ефективних кроків по наведенню ладу в системі управління ініціативами та послугами в ICC Ukraine.

В процесі інвентаризації та внесення ясності, починають виявлятися проблеми окремих проектів, у першу чергу проблеми з календарним плануванням та достовірністю даних. Розробити план не занадто докладний, який не вимагає багато часу на розробку і підтримку в актуальному стані, і не надто загальний, що дозволяє оцінити реальний стан справ і прийняти обгрунтовані рішення, – проблема не тривіальна.

Завдання Проектного офісу – узагальнити досвід супроводу проектів, розробити правила календарного планування для різних рівнів управління проектом, стандартну декомпозицію робіт (Work Breakdow-Structures – WBS) для різних видів проектів, поширити технологію планування на всі проекти та реалізувати алгоритм перевірки головних даних та припущень, що використовуються для опису проекту та його основних положень.

Написати план, може, і нелегко, але можна, але підтримувати його в актуальному стані набагато важче. Кольорові плани, пачками лежать в шафах або розвішані на стінах в багатьох офісах, зазвичай абсолютно марні. Марними їх роблять зміни в проектах, що відбуваються на наступний день після їх створення. Розробити правила збору інформації, оновлення даних, актуалізації плану з точки зору факту його виконання, правила перепланування проектів, налагодити і впровадити розроблену систему – наступне завдання Проектного офісу ICC Ukraine.

Взаємодія людей в ICC Ukraine вимагає передачі один одному певної інформації. І саме Проектному офісу ICC Ukraine необхідно формалізувати інформаційні потоки, розробити схему проектного документообігу і набору шаблонів головних документів.

Створені документи також необхідно зберегти, так як вони є безцінним досвідом помилок і досягнень. Для цього Проектний офіс ICC Ukraine створює архів проектів та пропозицій, таким чином створює не тільки “бібліотеку впроваджених кейсів”, а ще й допомагає ефективно супроводжувати проект в довгостроковій перспективі, зберігая “першоджерело”.

Поява на світ нового проекту відбувається “в муках творчості”. Необхідно не просто сформулювати ідею, ініціатор проекту повинен підготувати грамотне технічне та економічне обгрунтування, що для самого ініціатора може бути абсолютно незвичною справою. Оцінити наявні ресурси і забезпечити ними проект, підібрати менеджера і команду проекту – все це повинно бути зроблено під управлінням Проектного офісу ICC Ukraine. Чіткі методики і регламенти повинні зробити процес ініціації проекту простим і зрозумілим.

З часом проект неминуче приходить до завершення. Іноді не по своїй волі… Коректне закриття проекту на будь-якій фазі його виконання, розпуск команди, оцінка результатів, підведення підсумків, витяг з уроків, зберігання та використання інформації про проект в інших проектах – обов’язок Проектного офісу ICC Ukraine у разі, якщо власник проекту довірив йому управління своїм проектом.

Сучасне управління проектами немислимо без застосування комп’ютерів. І неважливо, які програмні продукти при цьому застосовуються – Microsoft Project, Primavera, web портал проекту або просто загальний каталог на сервері. В тій чи іншій формі вони обов’язково присутні. Спроба віддати впровадження цих програм IT службі наштовхується на відсутність методики застосування самого продукту і методики управління проектами в цілому. Подальша підтримка і настройка продукту також вимагають більшою мірою знання бізнесу компанії, ніж знання інформаційних технологій. Таким чином, відповідальність за ефективне використання інформаційних систем, що підтримують управління проектами, – також завдання Проектного офісу ICC Ukraine.

Зведення усіх розроблених процедур управління проектами, інструкцій, різних методик (управління ризиками, пріоритетами) в цілісний системний документ може бути зроблено тільки централізовано. Впровадження в життя корпоративної методики управління проектами відбувається через навчання і подальший аудит, внесення змін і поліпшень, – є наступним найважливішим завданням Проектного офісу ICC Ukraine.

Координатору Проектного офісу ICC Ukraine доводиться брати на себе відповідальність за результати конкретних проектів, тому що нерідко для спрощення управління, команди проектів цілком включають до складу Проектного офісу ICC Ukraine. Саме це залучає дружніх виконавців та робітників до співпраці. Люди прагнуть потрапити в Проектний офіс ICC Ukraine, тому що в ньому постійно щось відбувається: можна вирватися з рутини і побачити результати своєї праці, можна продемонструвати свої можливості, досягти успіху та кар’єрного зростання. З’являється
необхідність організовувати працю людей, обладнати робочі місця, розробляти схеми кар’єрного просування, забирати співробітників з підрозділів і повертати їх назад, а іноді і просто звільняти по завершенні проекту – тобто займатися адміністративними питаннями.

Коли управління окремими проектами досягає певної зрілості, велика кількість різноманітних за цілями і масштабами проектів має бути систематизована і згруповано в Портфелі проектів.

Узагальнивши все вищесказане, можна сформулювати основний (але не повний) перелік завдань Проектного офісу ICC Ukraine:

● допомога партнерам ICC Ukraine у підготовці інформації для розміщення у Реєстрі проектів (+об’єктів та комерційних пропозицій) партнерів ICC Ukraine;
● проведення юридичного, фінансового та організаційного аналізу проекту або комерційної пропозиції для підвищення її ефективності у пошуку іноземного партнера або інвестора;
● створення, супровід та координація процесу використання даних Реєстру проектів (+об’єктів та комерційних пропозицій) партнерів ICC Ukraine;
● проведення презентації Реєстру проектів (+об’єктів та комерційних пропозицій) партнерів ICC Ukraine на заходах ICC Ukraine, що відбуваються як в Україні так і за її межами;
● підготовка до друку періодичного англомовного видання “Інвестиційні проекти та комерційні пропозиції партнерів ICC Ukraine” та подальше розповсюдження його серед іноземних представництв та на міжнародних заходах;
● підготовка та реалізація web присутності проекту, що супроводжується Проектним офісом ICC Ukraine;
● просування проектів, що увійшли до зазначеного Реєстру, із застосуванням сайту ICC Ukraine, звернень до іноземних посольств в Україні та національних комітетів ICC інших країн, взаємодії з дипломатичними та іншими закордоними структурами України, в тому числі із застосуванням ресурсів Міністерства закордонних справ України та міністерства економічного розвитку і торгівлі України тощо;
● обробка та аналіз запитів від іноземних організацій до Проектного офісу ICC Ukraine щодо пошуку партнера або послуги в Україні;
● підготовка, організація та проведення ефективних перемовин між іноземними та українськими партнерами ICC Ukraine;
● управління Портфелями проектів, що знаходяться на супроводі у Проектному офісі ICC Ukraine;
● за дорученням Правління та Президента ICC Ukraine, здійснює управління реалізацією окремих проектів;
● адміністративне управління персоналом, задіяним у проектах, що знаходяться на супроводу у Проектному офісі ICC Ukraine;
● підготовка кваліфікованих керівників проектів або супровід проектів на аутсорсингу;
● ведення архіву проектів ICC Ukraine.

Для ознайомлення з Реєстром проектів партнерів ICC Ukraine (+об’єктів та комерційних пропозицій) перейдіть за посиланням >>>>>>>>>>

Для підвищення якості відбору інвестиційних проектів необхідно заповнити спеціальну форму подання проекту українською та англійською мовами разом з презентацією в PDF форматі (при наявності) та надіслати на електронну адресу
[email protected]

Форма подання проекту/об’єкта українською мовою  >>>>>
Форма подання проекту/об’єкта англійською мовою  >>>>>

За додатковою інформацією звертайтеся до Проектного офісу ICC Ukraine – телефонуйте  +380 (44) 270 64 72 .

Контактна особа – Віце-президент з питань публічно-приватного партнерства та взаємодії з органами влади Сергій Козін, e -mail: [email protected] .